Eficiență în PowerPoint

Da, e banalul PowerPoint! Cred că e cel mai utilizat soft pentru crearea de prezentări, și totodată rămâne încă necunoscut pentru prea mulți din utilizatorii săi.

Dacă ai ajuns pe acest blog, mă aștep să fii deschis vreo versiuni de PowerPoint, de la 2003 încoace.  Nu e poate cel mai ușor soft de utlizat, dar e din ce în ce mai generos cu ce poți face în el. Despre alternativele la PowerPoint,  voi scrie un alt articol.

Logo PowerPoint 2013

Până una alta, cu adevărat simpatic în PowerPoint este că:

• Poți să îți crezi șabloane personalizate
• Se înregistrează sunetul concomitent cu rularea diapozitivelor
• Poți integra diverse tipuri de fisiere, de la o foaie de calcul în Excel sau un video de pe www.youtube.com, în prezentarea ta

• Șabloane customizate pentru un stil personal

Ce îmi place foarte tare în PowerPoint este că pot să îmi definesc un stil propriu pentru diapozitive, până la cele mai mici detalii. Pot să îmi setez Master Layout-ul și să îmi predefinesc tipuri de diapozitive pentru diverse ocazii.  Odată creat un stil, timpul alocat formatării unei prezentări scade simțitor. Pentru un exemplu de stil de prezentari poți consulta profilul meu de pe SlideShare.

Mai mult, este destul de simplu să alegi o paletă de culori pe care să o folosești nu doar în cadrul unei prezentări, ci în fiecare prezentare, dacă este oportun. Prin "destul de simplu" vreau să spun că este simplu pentru un utilizator care este familiar cu idea de Macro.

Aș mai insista aici un pic pe ideea de stil personalizat.  E minunat să fii creativ, și să faci prezentări unice, dar asta nu e un motiv de pierdere de timp. Cunoașterea în detaliu a facilităților softului poate salva multe ore de muncă. Odată creat un Macro pentru aliniere de obiecte sau paleta de culori, e foarte simplu să modifici paleta pentru noua reprezentare.

Anii mei de consultanță m-au învățat că este foarte inteligent să investești ore de muncă în crearea unui șablon general de prezentare ca apoi în timp să îți simplifici semnificativ viața și să economisești timp prețios. Cu cât aloci mai puțin timp pentru formatare, ai mai mult timp să rafinezi mesajul prezentării! 

• Prezentări cu sunet

Noile versiuni de PowerPoint permit înregistrarea de sunet concomitent cu desfășurarea slide-urilor.  E o opțiune destul de utilă dacă vrei să exersezi discursul pe care îl susții. Poate deveni o variantă de exersare a discursului destul de eficientă.

Mai mult, sunt destul de comune conferințele știițifice care permit "prezentări virtuale". Adică exact combinația de diapozitive + sunet.

Pornind de la idea de diapozitiv la care se adaugă sunetul, mai e doar un pas până la crearea de veritabile filmulețe.  Poți încerca! Cred că ai văzut deja exemple de suite de fotografii pe un fundal muzical pe youtube.

• Integrare de fișiere în prezentări

Uneori,  e chiar util să poți răspunde la o întrebare mai detaliată legată de analiza prezentată, dacă ai la îndemână un slide anexă (atentie, după slide-ul final) în care ai adus deja unul sau mai multe fișiere Excel. Procedând așa economisești timp și câștigi prestanță.

Am văzut diverse clipuri de pe www.youtube.com integrate în prezentări. În majoritatea cazurilor, era o idee bună dar am remarcat și situații în care alegerea a fost mai puțin fericită. De exemplu cazul în care clipul e mai lung decât prezentarea. Bilă neagră!