Ca să nu adorm la conferințele academice

În lungul șir de conferințe academice pe care le-am audiat, am învățat cât e de necesară cafeaua în exces. De ce? Pentru că după o serie de șase prezentări plicticoase, pe timbre monotone și prea mult text pe diapozitive (zise si slide-uri)  este foarte greu să nu te fure somnul.

Așa că formulez public o rugăminte către toți vorbitorii de la conferințele academice. Eu chiar vreau să vă ascult, dar ajutați-mă să o fac!

Captarea atenției este într-adevăr o artă pe care prea puțini o stăpânesc. Așa că nu insist aici, îi dedic un alt articol.

Dar voi insista pe aspectele legat de adecvarea mesajului prezentării la public, mesajul cheie al prezentării, modul folosirii diapozitivelor, chestiunile tehnice și încadrarea în timp.

• Cine este publicul tău?

Publicul. Mantra în orice articol sau carte despre vorbitul în public în orice formă a lui. Se prea întâmplă la conferințele academice, în special la cele multidisciplinare, să fie în sală un public divers, din mai multe domenii, mai mult sau mai puțin legate de domeniul prezentării tale.

Ai grijă să vorbești atât pentru cei care înțeleg toate aspectele tehnice ale prezentării tale dar și pentru cei care sunt complet străini de domeniu. Altfel, garantat pierzi atenția auditoriului.

• De ce să te ascult?

Orice prezentare se reduce la o solicitare de timp din partea auditorului. Tu ceri timp dar ce oferi în schimb? Poate nu este atât de evident, dar o prezentare este întotdeauna o vânzare.

Și atunci ce faci? Întâi de toate introduci subiectul tăul într-un minut. Poate părea mult să irosesti un minut pe chestiuni generale când toată prezentarea ta durează 10 minute în total. Dar în primul minut publicul tău decide dacă te ascultă sau nu.

Așa că vorbește în primul minut într-o limbă pe care să o poată înțelege oricine din sală. Spune-i în 30 de secunde de ce să îți acorde următoarele 10 minute și ce va câștiga dacă o face.

• Discuți despre idei sau despre lucrare?

De prea multe ori am văzut prezentări de articole științifice. Plictis maxim! Creierul meu este deja optimizat să nu mai acorde atenție dacă în primele 3 fraze aude cuvinte de genul "articolul este despre..."

Din păcate, sunt mulți vorbitori care încep să povestească despre un articol pe care audiența (de cele mai multe ori) nu îl are în față. Ba mai mult, vorbind despre articol, cei mai mulți vorbitori nu se pot încadra în timpul alocat, pentru că un articol este foarte greu de sintetizat în doar câteva minute.

Ce e mult mai ușor de prezentat și realmente de digerat de public sunt ideile!  Articolele sunt forma scrisă de exprimare a unor idei. Ar fi minunat dacă vorbitorul mi-ar vorbi pe scurt și la obiect, despre mesajul cheie al articolului său. Adică, în  trei-patre fraze, să îmi spună ce voi câștiga dacă voi citi paginile scrise.

• Slide-urile îți susțin idea? Distrag atenția publicului sau mai rău, o pierd?

Slide-urile au rolul de a facilita comunicarea. Asta înseamnă că susțin ideea pe care o  prezinți.

Nu-mi place să amintesc de cei care citesc textul de pe diapozitive. Dar din păcate asta este realitatea. În mult prea multe cazuri, există vorbitori care efectiv citesc textul de pe diapozitive în loc să vorbească liber. Eu cred că fac asta pentru că sigur persoana din ultimul rând nu are nici o șansă să îl citească, chiar dacă ar vrea, pentru că dimensiunea literelor este prea mică!

Subliniez aici că pe slide-uri mărimea caracterelor ar trebui să fie de 45! Recomand folosirea slide-urilor pentru a arată publicului grafice, rezultate de analiză, nu pentru a expune fraze.

Aș mai aminti aici că ieși în fața unor oameni să ții un discurs, nu să prezinți diapozitivele. Publicul ar trebui să rămână cu mesajul tău cheie chiar dacă nu există slide-uri! În ideea că se mai întâmplă să rămâi și fără electricitate în timpul conferințelor.

• Chestiunile tehnice aduc valoare?

Uneori este chiar dificil să ții o prezentare bună fără să dai prea multe detalii tehnice. Și totuși, găsește o cale!

Ține totuși cont că și experților în matematică le trebuie timp să traducă la nivel mental ecuațiile în gânduri. Discursul tău este despre idei. Cu siguranță, cei interesați vor putea citi ecuațiile tale în articol. 

Și totuși, dacă e musai, și chiar ai conceput ecuații demne de a fi prezentate lumii întregi și în plus este imperativ necesar pentru transmiterea mesajul tău, te rog pune doar una per slide!

• Te încadrezi în timp?

Pare o chestiune banală, dar nu e. Indiferent de continent, se gâsește măcar un vorbitor dornic de lumina reflectoarelor care insistă să vorbească mai mult decât timpul alocat în program.

Încadrarea în timp este o chestiune de respect atât pentru audiență cât și pentru ceilalți vorbitori de după. Mai mult, aș argumenta că depășirea timpului de prezentarea sugerează o pregrătire necorespunzătoare a discursului.

Dragă cititorule, atunci când vei fi vorbitor,  aduți aminte că publicul tău așteaptă să audă o prezentare interesantă, relevantă și care se încadrează în timp!

Prezentăți academice

Fiind vorba de o prezentare, un aspect crucial este publicul căreia i se adresează.

Așa că atunci când vorbești într-un mediu academic, pentru un public specializat, este esențial să ții cont de profilul și de așteptările auditoriului tău.

Cele mai comune prezentări în mediu academic sunt susținerile de licență sau dizertație și prezentările în cadrul conferințelor. Pentru că fiecare implică chestiuni specifice, le voi dedica câte un articol separat.

Ce vreau să tratez mai departe sunt câteva aspecte care sunt valabile pentru aproape toate prezentările susținute în mediul academic.

• Limbajul de specialitate

În primul rând, limbajul folosit în prezentare influențează percepția mesajului. Ca să te faci remarcat într-un mod pozitiv, este de preferat să folosești limbajul de specialitate.

Vocabularul va fi specific fiecărui domeniu in parte. Într-un fel va vorbi un om de marketing și într-un alt fel va vorbi un finanțist.

De multe ori este indicat să definești termenii utilizați, mai ales dacă e vorba de termeni generali, de genul "calitate" sau de termeni extrem de tehnici ca "rata de solvabilitate".

Încearcă să folosești, în măsura posibilităților, termenii consacrați din limba în care faci prezentarea. Adică, într-o prezentare în limba română, nu îți bombarda audiența cu termeni sofisticați din limba engleză, dacă există echivalentul românesc. Nu abuza nici de paranteze pentru a prezenta termenii în alte limbi.

De ce e important aspectul vocabularului? Pentru că un limbaj coerent și fluent în limba romană  dar și corect din punct de vedere tehnic este un aspect foarte important pentru recepționarea mesajului tău de către audiență.

• Caracterul formal

Este deja un cliceu idea de a începe o prezentarea cu o glumă, pentru a capta atenția publicului și a destinde atmosfera. Nu aș face asta în mediul academic. Prestanța vorbitorului, mai ales dacă el se află pe o poziție inferioară (de exemplu este student) față de auditoriu (de cele mai multe ori profesori), scade dramatic, indiferent de cât de bună e gluma. 

Recomandarea mea ar fi să păstrezi o ținută serioasă și un ton al vocii adecvat. În plus, evită orice fel de termen din jargon, argou sau onomatopeele. Expecție fac prezentările lingviștilor despre noile găselnițe literare de pe rețelele sociale. 

• Referințele științifice

În ultimii 10 ani, nu mi-a fost dat niciodată să asist la o prezentare a unui conținut complet original. Orice analiză știinifică se bazează pe munca unor oameni care au studiat problema înaintea vorbitorului. Așa că nu te sfii să enumeri predecesorii relevanți pentru subiectul pe care îl discuți. Este o dovadă a cunoștiințelor tale în domeniu și astfel creezi încredere în soliditatea științifică a rezultatelor tale.

• Claritatea mesajului

La finalul prezentării tale, auditoriul tău trebuie să rămână cu cel puțin o idee importantă "the take away message" cum zic englezii.

Ai grija să îți lași suficient timp la finalul prezentării pentru a  tranzmite clar acest mesaj. Eventual foloseste o tehnică de recaptarea a atenției dacă este necesar, înainte de a o prezenta.

Mesajul tău cheie - adică aceea idei / idei pe care vrei să le întipărești în minte audienței - este necesar a fi prezentat de cel puțin două ori pe parcursul prezentării: la început și la sfârșit. Ai grijă ca mijlocul prezentării să susțină mesajul tău cheie.

Eficiență în PowerPoint

Da, e banalul PowerPoint! Cred că e cel mai utilizat soft pentru crearea de prezentări, și totodată rămâne încă necunoscut pentru prea mulți din utilizatorii săi.

Dacă ai ajuns pe acest blog, mă aștep să fii deschis vreo versiuni de PowerPoint, de la 2003 încoace.  Nu e poate cel mai ușor soft de utlizat, dar e din ce în ce mai generos cu ce poți face în el. Despre alternativele la PowerPoint,  voi scrie un alt articol.

Logo PowerPoint 2013

Până una alta, cu adevărat simpatic în PowerPoint este că:

• Poți să îți crezi șabloane personalizate
• Se înregistrează sunetul concomitent cu rularea diapozitivelor
• Poți integra diverse tipuri de fisiere, de la o foaie de calcul în Excel sau un video de pe www.youtube.com, în prezentarea ta

• Șabloane customizate pentru un stil personal

Ce îmi place foarte tare în PowerPoint este că pot să îmi definesc un stil propriu pentru diapozitive, până la cele mai mici detalii. Pot să îmi setez Master Layout-ul și să îmi predefinesc tipuri de diapozitive pentru diverse ocazii.  Odată creat un stil, timpul alocat formatării unei prezentări scade simțitor. Pentru un exemplu de stil de prezentari poți consulta profilul meu de pe SlideShare.

Mai mult, este destul de simplu să alegi o paletă de culori pe care să o folosești nu doar în cadrul unei prezentări, ci în fiecare prezentare, dacă este oportun. Prin "destul de simplu" vreau să spun că este simplu pentru un utilizator care este familiar cu idea de Macro.

Aș mai insista aici un pic pe ideea de stil personalizat.  E minunat să fii creativ, și să faci prezentări unice, dar asta nu e un motiv de pierdere de timp. Cunoașterea în detaliu a facilităților softului poate salva multe ore de muncă. Odată creat un Macro pentru aliniere de obiecte sau paleta de culori, e foarte simplu să modifici paleta pentru noua reprezentare.

Anii mei de consultanță m-au învățat că este foarte inteligent să investești ore de muncă în crearea unui șablon general de prezentare ca apoi în timp să îți simplifici semnificativ viața și să economisești timp prețios. Cu cât aloci mai puțin timp pentru formatare, ai mai mult timp să rafinezi mesajul prezentării! 

• Prezentări cu sunet

Noile versiuni de PowerPoint permit înregistrarea de sunet concomitent cu desfășurarea slide-urilor.  E o opțiune destul de utilă dacă vrei să exersezi discursul pe care îl susții. Poate deveni o variantă de exersare a discursului destul de eficientă.

Mai mult, sunt destul de comune conferințele știițifice care permit "prezentări virtuale". Adică exact combinația de diapozitive + sunet.

Pornind de la idea de diapozitiv la care se adaugă sunetul, mai e doar un pas până la crearea de veritabile filmulețe.  Poți încerca! Cred că ai văzut deja exemple de suite de fotografii pe un fundal muzical pe youtube.

• Integrare de fișiere în prezentări

Uneori,  e chiar util să poți răspunde la o întrebare mai detaliată legată de analiza prezentată, dacă ai la îndemână un slide anexă (atentie, după slide-ul final) în care ai adus deja unul sau mai multe fișiere Excel. Procedând așa economisești timp și câștigi prestanță.

Am văzut diverse clipuri de pe www.youtube.com integrate în prezentări. În majoritatea cazurilor, era o idee bună dar am remarcat și situații în care alegerea a fost mai puțin fericită. De exemplu cazul în care clipul e mai lung decât prezentarea. Bilă neagră!

Comunicarea este ca aerul: vitală!

Comunicarea eficientă este esențială pentru reușita personală și profesională. Cred cu tărie în acest principiu și tocmai de aceea vreau să îți împărtășesc ideile care m-au ajutat pe mine să am succes în ceea ce fac.
Comentariile și întrebările tale sunt binevenite!